Extrait des Statuts et règlements de l’Association :

Chapitre IX : Programme de bourses au rayonnement et politique d’octroi

 

96. [ Description et objectif ] L’Association souhaite valoriser le rayonnement de la recherche en aidant au financement des activités engrangeant des frais exceptionnels pour ses membres. Un montant maximal de cent dollars (100 $) peut être octroyé à un-e membre qui, ayant pris part à un congrès, un colloque, une conférence ou une retraite de rédaction nécessitant un déplacement, dépose un dossier de candidature conforme au règlement du programme [articles 96 à 99]. Les demandes peuvent être déposées à l’automne et à l’hiver. L’Asso sémio met à disposition dix (10) bourses par année, normalement réparties de la façon suivante : cinq (5) bourses sont octroyées à l’automne et cinq (5) le sont également à l’hiver. Cette répartition peut être revue advenant le cas où peu de bourses sont octroyées à l’automne ; il est alors possible de les transférer au concours d’hiver. Le financement est accordé sous forme de remboursement seulement ; aucune avance d’argent n’est permise.

 

97. [ Échéance des concours ] Un concours est ouvert à l’automne, un autre à l’hiver. Pour chaque concours, les projets admissibles doivent avoir eu lieu ou devront avoir lieu entre le 1er janvier et le 31 décembre d’un des deux années comprises dans l’année universitaire en cours (par ex. : pour l’année universitaire 2016-2017, les projets admissibles ont eu lieu ou auront lieu entre le 1er janvier 2016 et le 31 décembre 2017). La date limite pour soumettre une candidature au concours de l’automne est fixée au 10 décembre de chaque année. La date limite pour soumettre une candidature au concours d’hiver est fixée au 10 avril de chaque année.

 

98. [ Admissibilité ] Il faut être membre [article 17] pour poser sa candidature au programme de bourses au rayonnement. Les activités admissibles sont les suivantes : participation active à un congrès, un colloque, une conférence ou une retraite de rédaction. Un certificat de participation ou une preuve de participation doit être déposée au dossier afin de valider la participation du membre à l’une ou l’autre de ces activités de nature académique et obligatoirement liée à son parcours d’études doctorales. Les seules dépenses admissibles sont celles liées à l’inscription à l’événement, ainsi que les frais de déplacement et de séjour, incluant le logement et la nourriture. À chaque concours, une (1) seule demande par personne et par projet peut être effectuée afin que la redistribution se fasse équitablement entre les membres.

 

99. [ Candidature ] Les dossiers de candidature sont acheminés par courriel à l’adresse de l’Association, avec en objet : « Demande de subvention ». Tout dossier de candidature doit inclure :

  1. Les coordonnées complètes du ou de la membre demandeur-e ;
  2. Une demande formelle à l’attention du Comité exécutif (qui justifie la demande de financement) ;
  3. Un certificat, une lettre ou un message électronique indiquant que la proposition de communication du ou de la membre demandeur-e a été acceptée ou, si l’activité a déjà été complétée, le programme de l’activité dans lequel figure le nom du ou de la membre demandeur-e et le titre de sa communication. Dans le cas des retraites de rédaction, un certificat délivré par l’institution l’organisant doit être joint à la demande ;
  4. Un budget sommaire présentant les sources de revenus (subventions obtenues auprès d’autres organismes, le cas échéant) et les montants et le détail des dépenses (frais de déplacement et de séjour, incluant le logement et la nourriture). Des pièces justificatives (factures, preuves de dépenses) doivent obligatoirement être fournies.

Sur réception du dossier, le ou la Trésorier-ère accuse réception au demandeur par courriel.

 

100. [ Octroi ] Après la date limite indiquée pour chaque concours [article 97], tous les dossiers dont la constitution respectent les règles du programme et pour lesquels un avis de réception a été délivré sont pris en considération. Le Comité exécutif de l’Association se regroupe dans un délai raisonnable pour délibérer sur l’octroi des subventions. L’octroi se fait en conformité avec le règlement du programme [articles 96 à 101]. Le Comité se réserve le droit de ne pas octroyer une (1) ou plusieurs bourses demandées si un trop grand nombre de candidatures ont été reçues ou si un dossier est incomplet ou non recevable. Lorsqu’une bourse est octroyée à un-e candidat-e, celle ou celui-ci est informé-e par courriel. Un chèque est émis à son nom qui lui sera remis en main propre ou expédié par la poste.

 

101. [ Gestion des fonds ] Un montant de mille dollars (1000 $) est obligatoirement réservé, sur une base annuelle, au programme de bourses au rayonnement lors de la préparation du budget annuel [article 55]. Advenant le cas où l’entièreté de ce montant n’est pas octroyé [article 100] à la fin de l’année, les fonds restants retournent automatiquement dans l’encaisse de l’Association, ce qui n’a pas pour effet de bonifier le concours annuel subséquent.